HMS for kontor og tjenesteytende bedrifter.
Det skjer sjelden noe dramatisk på et kontor, og det er nettopp derfor internkontrollen mangler. Kravet er likevel det samme, og de tingene som faktisk sliter folk ut, altså belastning, uklare krav og stillesitting, skal være vurdert skriftlig.
499 kr/mnd etterpå.
Ingen binding. Du trenger ikke kort.
Internkontrollforskriften § 5 krever at fire ting er dokumentert skriftlig, også for et kontor.
Risikovurdering
En risikovurdering svarer på tre spørsmål og skriver ned svarene.
HMS-håndbok
Håndboken er der HMS-målene og ansvarsfordelingen står skrevet, og det er to av de fire tingene forskriften krever.
Avvikshåndtering
Et avvik er ethvert brudd på HMS-regelverk eller egne rutiner, inkludert ulykker, nestenulykker og farlige forhold.
HMS-årshjul
Systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen er et eget krav, og det er det som gjør et engangsprosjekt om til en praksis.
Slik ser farene ut i et kontor.
Dette er radene Trygve foreslår for bransjen din når du setter opp systemet, med sannsynlighet, konsekvens og tiltak allerede fylt ut. Alt kan endres, fjernes og suppleres.
Sitte åtte timer i en stol ingen har justert.
Nakke-, rygg- og synsplager ved lange dager foran skjerm.
Tiltak i systemet
Tilpasset arbeidsplass, hev/senk-pult der mulig, databriller ved behov, pauser og variasjon.
Sannsynlighet
Plager fra stillesittende skjermarbeid er satt til sannsynlighet 4 og konsekvens 2, som gir 8 av 25, middels risiko.
Kalle det travelt i fire år på rad.
Høyt tempo, uklare forventninger eller konflikt over tid.
Tiltak i systemet
Jevnlige én-til-én-samtaler. Tydelige prioriteringer. Lav terskel for å si fra.
Sannsynlighet
Stress og utydelige krav er satt til sannsynlighet 3 og konsekvens 3, som gir 9 av 25, middels risiko.
Koble skjøteledning i skjøteledning under pulten.
Ladere, skjøteledninger og private apparater.
Tiltak i systemet
Ingen skjøteledning-kjeder. Synlig skadet utstyr kasseres. El-anlegg kontrolleres periodisk.
Sannsynlighet
Elektrisk feil i utstyr er satt til sannsynlighet 2 og konsekvens 4, som gir 8 av 25, middels risiko.
Og de fire alle har.
Brann, belastning, arbeidsbelastning og fall følger med uansett hva virksomheten driver med, og de ligger i risikovurderingen fra start.
- Brann i lokaletBrann som følge av elektrisk feil, åpen ild eller feil bruk av utstyr.10av 25,Middels
- BelastningsskaderMuskel- og skjelettplager fra ensidig gjentakelsesarbeid, tunge løft eller uheldige arbeidsstillinger.9av 25,Middels
- Høy arbeidsbelastning og stressVedvarende tidspress eller konflikter som over tid gir helseplager og sykefravær.9av 25,Middels
- Fall og snubleulykkerFall på vått gulv, i trapper eller over gjenstander i gangveier.9av 25,Middels
Kapittelet som er skrevet for et kontor.
HMS-håndboken har sju kapitler. Seks er felles for alle virksomheter: mål, ansvar, kartlegging, avvik, oppfølging og beredskap. Det sjuende er dette, og det er det som gjør permen til deres.
Rutiner for kontor og tjenester
- Arbeidsplassen tilpasses den enkelte: skjerm i riktig høyde, god stol og mulighet for variasjon mellom sitting og ståing.
- Databriller dekkes av virksomheten når synsundersøkelse viser behov ved skjermarbeid.
- Psykososialt arbeidsmiljø følges opp i medarbeidersamtaler og på personalmøter. Høy arbeidsbelastning over tid er et avvik som skal meldes.
- Elektriske apparater og ledninger holdes i orden; ingen private varmeovner uten avtale.
- Ved hjemmekontor gjelder de samme prinsippene for ergonomi og arbeidstid.
Året, fordelt.
Systematisk oppfølging er kravet folk oftest glemmer. Oppgavene spres utover året, så ingenting forfaller i samme uke.
Måned 1–12 fra oppstart. Fylte ruter er måneder med frister; en halvårlig oppgave fyller to.
- Vernerunde, årlig
- Kontroll av slokkeutstyr og røykvarslere, halvårlig
- Gjennomgang av risikovurdering, årlig
- Kontroll av førstehjelpsutstyr, halvårlig
- Medarbeidersamtaler, årlig
- Brannøvelse og evakueringsgjennomgang, årlig
- Årlig gjennomgang av HMS-systemet, årlig
499 kr i måneden.
Eks. mva. Alt inkludert. Ingen binding.
Ett abonnement dekker hele virksomheten, uansett hvor mange dere er. Ingen brukerlisenser og ingen moduler, og det minste du binder deg til er én måned.
- Alt inkludert: ingen moduler, ingen tillegg
- Ubegrenset antall brukere i virksomheten
- Ingen bindingstid, si opp når som helst
- 14 dager gratis, uten kort
- Betal med kort eller faktura/EHF
Spørsmål om HMS for kontor og tjenester
Gjelder internkontroll også for et rent kontor uten farlig arbeid?
Ja. Internkontrollforskriften skiller ikke på bransje eller risikonivå. Kravet er at farene er kartlagt og vurdert skriftlig, og på et kontor er det ergonomi, arbeidsbelastning, psykososialt arbeidsmiljø og brann som skal vurderes.
Hva med ansatte på hjemmekontor?
Arbeidsgiveransvaret følger med hjem. Ergonomi, arbeidstid og psykososialt arbeidsmiljø gjelder også der, og bør stå som egne punkter i håndboken. Trygve legger inn et hjemmekontorpunkt i kontorrutinene.
Vi er fem ansatte. Må vi ha verneombud?
Fra 1. januar 2024 skal virksomheter med fem eller flere ansatte ha verneombud. Under fem kan dere avtale en annen ordning skriftlig. Trygve skriver hvem som har ansvaret inn i kapittelet om organisering.
Trygve er et verktøy for å lage og vedlikeholde HMS-dokumentasjon, ikke juridisk rådgivning. Ved pålegg eller tvil om hva som gjelder for din virksomhet, ta utgangspunkt i regelverket og Arbeidstilsynets egen veiledning.
Vær kjedelig. Vær tilsynsklar.
Sett opp lovpålagt internkontroll for et kontor på et kvarter. Gratis i 14 dager, uten kort.
Kom i gang